Datenschutzerklärung.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für diese Website und für die Anwendung aLIVE Cockpit unter app.alive-service.de (Ziffer 10) ist die
aLIVE-Service GmbH, Gustav-Ricker-Str. 62, 39120 Magdeburg, Deutschland
vertreten durch die Geschäftsführung Ramona Thormann und Martin Behmann
Telefon: +49 391 99978-5200
E-Mail: E-Mail schreiben
Weitere Angaben finden Sie im Impressum.

Die aLIVE-Service GmbH gehört zur aLIVE-Gruppe; Schwestergesellschaft ist die aLIVE Support S.R.L., Str. Cernei Nr. 2, 550356 Sibiu, Rumänien. Soweit wir Ihre Anfrage gemeinsam mit ihr bearbeiten – etwa wenn Sie Kundenservice aus Rumänien wünschen –, erhält sie die dafür nötigen Angaben; Ihre Daten bleiben dabei innerhalb der Europäischen Union.

2. Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt: Rechtsanwalt Torsten Franz, c/o aLIVE-Service GmbH, Gustav-Ricker-Str. 62, 39120 Magdeburg, E-Mail: E-Mail schreiben.

3. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website wird über Cloudflare Pages bereitgestellt, einen Dienst der Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA. Beim Aufruf der Website verarbeitet Cloudflare technisch notwendige Daten, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Abrufs, abgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Referrer-URL sowie Browser- und Betriebssysteminformationen. Diese Daten werden benötigt, um die Website auszuliefern und vor Angriffen zu schützen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren und stabilen Bereitstellung der Website. Mit Cloudflare besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Cloudflare ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; eine Übermittlung in die USA erfolgt damit auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses (Art. 45 DSGVO). Weitere Informationen: cloudflare.com/privacypolicy.

4. Keine Cookies, kein Tracking

Diese Website setzt keine Cookies und verwendet keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste. Schriftarten werden von unserem eigenen Server geladen; es werden keine Inhalte von Drittanbietern eingebunden – mit einer Ausnahme beim Ausfüllen unserer Formulare (siehe Ziffer 5, Schutz vor Spam). Der Entlastungsrechner und die Suche laufen vollständig in Ihrem Browser; Ihre Eingaben werden dabei nicht an uns übertragen. Ihre Einstellung für den hellen oder dunklen Modus speichern wir nur lokal in Ihrem Browser. Für die Anwendung aLIVE Cockpit, die technisch notwendige Cookies verwendet, gilt Ziffer 10.

5. Anfrageformular, E-Mail und Telefon

Wenn Sie uns über das Anfrageformular, den Rückrufwunsch, per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (z. B. Name, Organisation, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Angaben zu Ihrem Bedarf und Ihre Nachricht), um Ihre Anfrage zu beantworten und gegebenenfalls ein Angebot zu erstellen.

Die Formulardaten werden verschlüsselt an eine Funktion unserer Website bei Cloudflare übertragen und von dort über den E-Mail-Dienst Resend (Resend, Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA) an unser Postfach zugestellt. Wenn Sie eine E-Mail-Adresse angeben, schicken wir Ihnen über Resend außerdem eine kurze Eingangsbestätigung mit Ihrer Vorgangsnummer. Resend speichert Versanddaten (z. B. Empfängeradresse, Betreff, Zustellstatus und Inhalt der E-Mail) für einen begrenzten Zeitraum in den USA; die Übermittlung erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Mit allen genannten Anbietern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung. Eine dauerhafte Speicherung der Formularinhalte bei Cloudflare ist nicht vorgesehen.

Schutz vor Spam: Sobald Sie beginnen, eines unserer Formulare auszufüllen, laden wir Cloudflare Turnstile (Cloudflare, Inc., siehe Ziffer 3). Turnstile prüft anhand technischer Merkmale Ihres Browsers und Ihrer IP-Adresse, ob die Anfrage von einem Menschen stammt, in der Regel ohne dass Sie etwas tun müssen. Turnstile setzt nach Angaben von Cloudflare keine Cookies und verwendet die Daten nicht für Werbung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im Schutz unserer Formulare vor automatisiertem Missbrauch. Zusätzlich prüfen wir eingehende Formulardaten automatisch auf typische Spam-Merkmale (z. B. HTML-Code oder Kurzlinks); solche Nachrichten verwerfen wir ohne Weiterverarbeitung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Ihre Angaben sind freiwillig; ohne die als erforderlich gekennzeichneten Angaben können wir Ihre Anfrage jedoch nicht bearbeiten. Wir löschen Ihre Daten, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6. Rückstands-Check und Hotline-Check

Wenn Sie den kostenlosen Rückstands-Check anfordern, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, Funktion, Organisation, geschäftliche E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer sowie Ihre Angaben zu Prozess, Kernsystem, Rückstand, Eingang, Ziel und Zeitraum), um Ihnen eine Ersteinschätzung zu schicken und – wenn Sie möchten – ein Gespräch dazu zu vereinbaren. Bitte übermitteln Sie dabei keine Versichertendaten.

Wenn Sie den kostenlosen Hotline-Check anfordern, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, Funktion, Organisation, Website, geschäftliche E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, die zu testende Hotline-Nummer sowie Ihre Angaben zu Anrufvolumen, heutigem Betrieb und Zeitraum), um die Testanrufe durchzuführen und Ihnen den Report zu schicken. Bei den Testanrufen verwenden wir keine Versicherten-, Kunden- oder Vertragsdaten und lösen keine Vorgänge in Ihren Systemen aus. Die Mitarbeitenden Ihrer Hotline nennen wir im Report nicht namentlich.

Anhand Ihrer Angaben stufen wir Anfragen zu beiden Checks automatisch ein, um zu entscheiden, ob wir Ihnen gleich einen Gesprächstermin anbieten. Einschätzung bzw. Report erhalten Sie unabhängig davon. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Übermittlung erfolgt wie unter Ziffer 5 beschrieben. Wir löschen Ihre Angaben spätestens sechs Monate nach Versand der Einschätzung bzw. des Reports, sofern daraus keine weitere Zusammenarbeit entsteht.

7. Bewerbungen

Initiativbewerbungen, die Sie uns per E-Mail senden, verarbeiten wir zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 26 BDSG). Kommt kein Arbeitsverhältnis zustande, löschen wir die Unterlagen spätestens sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens.

Interessentenpool: Mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) nehmen wir Ihre Bewerbungsunterlagen in unseren Interessentenpool auf und speichern sie dort bis zu zwölf Monate, um Sie bei passendem Personalbedarf anzusprechen. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; wir löschen Ihre Unterlagen dann.

8. Unsere Profile in sozialen Netzwerken

Wir verlinken auf unsere Unternehmensprofile bei LinkedIn und Facebook. Es handelt sich um einfache Links, nicht um eingebettete Plugins: Erst wenn Sie einen Link anklicken, werden Daten an den jeweiligen Anbieter übertragen.

Wenn Sie unsere Profile besuchen, verarbeiten die Anbieter Ihre Daten nach ihren eigenen Datenschutzbestimmungen. Für die Seiten-Statistiken („Insights“) sind wir mit dem jeweiligen Anbieter gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Die Vereinbarungen dazu stellen die Anbieter bereit. Das sind die LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Dublin 2, Irland (Datenschutzrichtlinie), und die Meta Platforms Ireland Ltd., Merrion Road, Dublin 4, Irland (Datenschutzrichtlinie). Ihre Rechte können Sie am wirksamsten direkt beim Anbieter geltend machen; wir unterstützen Sie dabei gern.

9. Externe Links und Dokumente

Unsere Website enthält Links zu Websites Dritter, etwa zu unseren Schwestermarken und Partnern. Erst wenn Sie einen solchen Link anklicken, werden Daten an den jeweiligen Anbieter übertragen. Auf dessen Datenverarbeitung haben wir keinen Einfluss. Die Zertifikate als PDF laden Sie von unserem eigenen Server.

10. Anwendung aLIVE Cockpit (app.alive-service.de)

Das aLIVE Cockpit ist eine interne Anwendung der aLIVE-Gruppe für Verwaltung, Personal, Zeiterfassung, Finanzen, Ausschreibungen und Personalgewinnung. Die Anwendung gehört der aLIVE-Service GmbH. Zugang haben nur Personen, denen wir ihn ausdrücklich gewähren: die Gesellschafter der aLIVE-Gruppe, Beschäftigte der aLIVE Support S.R.L. sowie beauftragte Dienstleister wie Lohnbüros. Beschäftigte der aLIVE-Service GmbH erhalten keinen Zugang. Es gelten unsere Nutzungsbedingungen.

Anmeldung und Benutzerkonto

Für Ihr Benutzerkonto verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Rolle und Berechtigungen, Sprach- und Darstellungseinstellungen sowie Anmeldezeitpunkte und sicherheitsrelevante Ereignisse (z. B. fehlgeschlagene Anmeldungen, Passwortänderungen). Passwörter speichern wir nur als kryptografischen Hashwert. Bei der Anmeldung mit Passwort senden wir Ihnen gegebenenfalls einen einmaligen Bestätigungscode per E-Mail.

Anmeldung mit Google: Wenn Sie „Mit Google anmelden“ wählen, erhalten wir von Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) nur Ihre Google-Konto-ID, Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Ihr Profilbild (Berechtigungen „openid“, „email“, „profile“). Wir nutzen diese Angaben ausschließlich, um Sie zu identifizieren und anzumelden; Zugang erhalten nur freigeschaltete E-Mail-Adressen.

Google-Drive-Anbindung

Für den Bereich Anrufdaten kann die Geschäftsführung das Cockpit einmalig mit einem Google-Konto des Unternehmens verbinden. Dazu fragen wir die Berechtigung „Google Drive – nur lesen“ (drive.readonly) an. Das Cockpit liest damit ausschließlich die Berichtsdateien (Excel- bzw. Tabellendateien mit Kennzahlen zur Erreichbarkeit unserer Callcenter-Projekte) aus den dafür freigegebenen Ordnern, wertet sie aus und speichert die Kennzahlen in seiner Datenbank. Es erstellt, ändert oder löscht keine Dateien in Google Drive und liest keine anderen Inhalte. Das Zugriffstoken speichern wir verschlüsselt; mit „Trennen“ im Cockpit oder in Ihren Google-Kontoeinstellungen können Sie die Verbindung jederzeit widerrufen.

Umgang mit Google-Nutzerdaten: Die Nutzung und Übertragung von Informationen, die das Cockpit über Google-APIs erhält, entspricht der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung („Limited Use“). Wir verwenden diese Daten nur, um die beschriebenen Funktionen bereitzustellen, verkaufen sie nicht, nutzen sie nicht für Werbung, geben sie nicht an Dritte weiter (außer an die unten genannten Auftragsverarbeiter, soweit für den Betrieb nötig, oder wenn das Gesetz es verlangt) und verwenden sie nicht zum Training allgemeiner KI-Modelle. Unsere Mitarbeitenden sehen diese Daten nur, soweit es für ihre Aufgabe, für die Sicherheit oder aus rechtlichen Gründen erforderlich ist.

Daten, die im Cockpit verarbeitet werden

Im Cockpit verarbeiten wir – je nach Bereich – Beschäftigtendaten (Stammdaten, Vertrags-, Zeit-, Abwesenheits- und Abrechnungsdaten, Personalakte), Bewerberdaten sowie Kontakt- und Vertragsdaten von Auftraggebern und Geschäftspartnern. Über die Verarbeitung ihrer Daten informieren wir die Beschäftigten gesondert in den Datenschutzhinweisen für Beschäftigte, die im Cockpit abrufbar sind; für Bewerbungen gelten die Datenschutzhinweise im Bewerbungsportal bewerbung.alive.support. Für die Daten der Beschäftigten und Bewerbenden der aLIVE Support S.R.L. ist diese verantwortlich; sie verwaltet diese Daten selbst. Die aLIVE-Service GmbH stellt das Cockpit bereit und verarbeitet diese Daten insoweit in ihrem Auftrag (Art. 28 DSGVO).

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag, Beschäftigungsverhältnis), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflichten, z. B. Aufbewahrung und Zeiterfassung), § 26 BDSG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer und effizienter Betrieb unserer internen Abläufe). Zugriffe auf sensible Bereiche wie die Personalakte protokollieren wir.

Cookies im Cockpit

Das Cockpit verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies: ein Sitzungs-Cookie, das Sie nach der Anmeldung angemeldet hält, Cookies zum Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery und für den Anmeldeablauf, ein kurzlebiges Cookie für die Verbindung mit Google Drive (10 Minuten) sowie auf Zeiterfassungs-Terminals ein Geräte-Cookie, das das Terminal erkennt. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich. Analyse-, Tracking- oder Werbedienste setzen wir auch im Cockpit nicht ein.

Hosting und Dienstleister

• Vercel (Vercel Inc., USA) – Hosting der Anwendung; die Server-Funktionen laufen im Rechenzentrum Frankfurt am Main. Vercel ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO). Dateien speichern wir in einem privaten Speicher bei Vercel.
• Datenbank bei einem Anbieter mit Rechenzentrum in der Europäischen Union.
• Anthropic (Anthropic, PBC, USA) – KI-Funktionen, etwa zur Auswertung von Ausschreibungsunterlagen, Belegen und Lebensläufen oder für den Copilot. Übermittelt werden nur die für die jeweilige Funktion nötigen Inhalte. Nach den Vertragsbedingungen des Anbieters werden diese Daten nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Grundlage der Übermittlung sind die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
• Google Workspace (Google Ireland Limited) – Versand und Empfang von E-Mails des Cockpits.
• Slack (Slack Technologies Limited, Irland) – interne Wochenberichte mit Kennzahlen und Hinweisen auf Auffälligkeiten an einen geschützten Kanal der Geschäftsleitung.
• Skribble (Skribble AG, Schweiz) – elektronische Signatur von Verträgen; für die Schweiz besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission.

Mit allen Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Soweit Daten in die USA übermittelt werden können, geschieht dies auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework oder der EU-Standardvertragsklauseln.

Speicherdauer

Benutzerkonten deaktivieren wir, sobald der Zugang nicht mehr benötigt wird, spätestens mit Ende des Beschäftigungs- oder Auftragsverhältnisses. Daten im Cockpit löschen wir, sobald sie für den jeweiligen Zweck nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z. B. nach Handels-, Steuer- und Arbeitsrecht) entgegenstehen. Bewerberdaten löschen wir nach den Fristen der Datenschutzhinweise für Bewerbungen. Die Google-Drive-Verbindung und das zugehörige Token löschen wir beim Trennen der Verbindung.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Wenden Sie sich dazu an die oben genannten Kontaktdaten oder an unseren Datenschutzbeauftragten.

Widerspruchsrecht: Verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz Sachsen-Anhalt, Magdeburg.

12. Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt (TLS). Alle an der Verarbeitung personenbezogener Daten beteiligten Mitarbeitenden sind auf das Datengeheimnis verpflichtet. Das Informationssicherheits-Managementsystem der aLIVE-Service GmbH ist nach ISO/IEC 27001:2022 zertifiziert.

Stand: September 2026