BEEP-Gesetz in der Praxis: Welche Aufgaben Pflegekassen jetzt auslagern können – und wie der Start gelingt

Seit dem 01.01.2026 haben Pflegekassen eine ausdrückliche gesetzliche Grundlage, definierte Aufgaben an externe Dienstleister zu übertragen. Die Frage ist damit nicht mehr, ob das geht, sondern womit Sie anfangen und wie Sie den Start so aufsetzen, dass Fachbereich, Datenschutz und Aufsicht mitgehen. Dieser Ratgeber zeigt, welche Prozesse nach SGB XI sich eignen, was bei Ihnen bleibt und woran Sie den Erfolg messen.

Hinweis: Der Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Stimmen Sie die konkrete Gestaltung mit Ihrer Rechtsabteilung, Ihrem Datenschutzbeauftragten und Ihrer Aufsicht ab.

Das BEEP-Gesetz in Kürze

Das Gesetz zur Befugniserweiterung und Entbürokratisierung in der Pflege (BGBl. I 2025 Nr. 371) ist am 01.01.2026 in Kraft getreten. Pflegekassen dürfen seitdem definierte Aufgaben an qualifizierte externe Dienstleister übertragen – unter diesen Bedingungen:

• Die Aufgaben sind klar definiert.
• Die gesetzlichen Vorgaben werden eingehalten.
• Datenschutz, IT-Sicherheit und Aufsicht sind gewährleistet.
• Verantwortung und Steuerung bleiben bei der Pflegekasse.

Den Hintergrund zum Gesetz haben wir in der Meldung Neues Pflegegesetz öffnet Pflegekassen für externe Entlastung zusammengefasst. Hier geht es um die Umsetzung.

Welche Prozesse sich für den Start eignen

Gut geeignet sind Regelprozesse mit klaren Prüfkriterien, spürbarem Volumen und wiederkehrenden Spitzen. In der Pflegeversicherung sind das zum Beispiel:

• Verhinderungspflege (§ 39 SGB XI) und Kurzzeitpflege (§ 42 SGB XI) – einschließlich der Auswirkungen auf das Pflegegeld
• Entlastungsbetrag (§ 45b SGB XI) – Rechnungen prüfen, Budget abgleichen, Budgetanfragen beantworten
• Tages- und Nachtpflege (§ 41 SGB XI) und Sachleistungen
• Vollstationäre Pflege und Vergütungszuschlag
• Beratungseinsätze nach § 37 Abs. 3 SGB XI – Nachweise erfassen und überwachen
• RVPP – Rentenversicherungspflicht von Pflegepersonen
• HKP – Erst- und Folgevorgänge
• Bearbeitung von Gutachten – Höherstufung und Bewilligung, ambulant und vollstationär

Für den Anfang empfiehlt sich ein Prozess mit hohem Eingang und klaren Regeln, etwa Verhinderungspflege oder Entlastungsbetrag. Dort lassen sich Aufgabenteilung und Kennzahlen am schnellsten einüben.

Was bei der Pflegekasse bleibt

Auslagern heißt nicht, Verantwortung abzugeben. Bei Ihnen bleiben:

• Entscheidungen und Bescheide – das hoheitliche Handeln gegenüber Versicherten und Leistungserbringern
• Steuerung – Prioritäten, Arbeitsanweisungen, Umgang mit Sonderfällen
• Aufsicht und Kontrolle – Stichproben, Freigaben, Eskalationen

Der Dienstleister übernimmt die Vorarbeit: Unterlagen anfordern und prüfen, Anspruch und Beträge ermitteln, im Bestandssystem erfassen, Entscheidungen unterschriftsreif vorbereiten.

So bereiten Sie den Start vor

1. Aufgabe beschreiben: Welche Arbeitsschritte übernimmt der Dienstleister, wo endet seine Arbeit, welche Fälle gehen zurück an die Kasse? Eine schriftliche Prozessbeschreibung mit Übergabepunkten erfüllt zugleich die Anforderung „klar definiert“.
2. Datenschutz klären: Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO mit TOMs, Sozialdaten nach § 80 SGB X, Anzeige an die Aufsicht vor Auftragserteilung, Einbindung Ihres Datenschutzbeauftragten.
3. Zugang zum Bestandssystem planen: In der Regel arbeitet der Dienstleister direkt in Ihrem System, etwa BITMARCK 21c|ng, mit eigenen Zugängen und einem Rollen- und Rechtekonzept. Planen Sie dafür Vorlauf in der IT ein.
4. Kennzahlen und Reporting festlegen: Bearbeitungsstand, Eingang und Erledigung, Fristeinhaltung, Stichprobenergebnis – mit einem festen Berichtsrhythmus.
5. Pilotbetrieb vereinbaren: ein Prozess, ein begrenzter Zeitraum, feste Ansprechpartner auf beiden Seiten. Erst danach in den Regelbetrieb gehen und weitere Prozesse ergänzen.

Typische Stolpersteine

• Unscharfe Abgrenzung: Ist offen, wer Sonderfälle klärt, landen Vorgänge doppelt oder gar nicht in der Bearbeitung.
• Zugänge kommen zu spät: Ohne Berechtigungen im Bestandssystem kann das Team nicht starten. Beantragen Sie Zugänge parallel zur Vertragsabstimmung.
• Kein Ausgangswert: Wer Rückstand und Durchlauf vor dem Start nicht erfasst, kann den Erfolg später nicht belegen.
• Arbeitsanweisungen nur im Kopf: Hausinterne Regeln sollten schriftlich vorliegen – das hilft auch Ihrem eigenen Team.
• Zu viel auf einmal: Mehrere Prozesse gleichzeitig zu übergeben, erschwert Einarbeitung und Qualitätssicherung.

Woran Sie den Erfolg messen

Vereinbaren Sie vor dem Start, welche Werte sich verändern sollen, und prüfen Sie sie im Monatsreport:

• Entwicklung des Rückstands und Verhältnis von Eingang zu Erledigung
• Einhaltung von Fristen
• Ergebnis der Stichprobenprüfung nach dem Vier-Augen-Prinzip
• Anteil der Vorgänge, die mit Rückfragen an Ihre Fachabteilung zurückgehen
• Entlastung Ihres Teams – etwa mehr Zeit für Entscheidungen und schwierige Fälle

So unterstützt aLIVE-Service Pflegekassen

Die aLIVE-Service GmbH arbeitet seit über zehn Jahren für gesetzliche Krankenkassen. Sozialversicherungsfachangestellte aus Magdeburg und Quedlinburg bearbeiten Pflegeleistungen nach SGB XI fallabschließend im Bestandssystem des Auftraggebers – das hoheitliche Handeln bleibt bei Ihnen. Der Start folgt festen Phasen: Bedarfsgespräch, Pilotbetrieb, Regelbetrieb mit vereinbarten Servicelevels, Monatsreport und festen Ansprechpartnern. Grundlage für Sozialdaten ist § 80 SGB X in Verbindung mit Art. 28 DSGVO, die Projektdaten liegen auf Servern in Deutschland, und das Unternehmen ist unter anderem nach ISO/IEC 27001 und ISO 22301 zertifiziert.

Mehr zur Zusammenarbeit finden Sie auf der Seite für Pflegekassen. Die allgemeinen Regeln für Kranken- und Pflegekassen fasst der Ratgeber Sachbearbeitung auslagern zusammen. Eine erste Einschätzung für Ihren Prozess erhalten Sie mit dem kostenlosen Rückstands-Check.

Häufige Fragen

Welche Aufgaben dürfen Pflegekassen nach dem BEEP-Gesetz auslagern?

Definierte Aufgaben, sofern gesetzliche Vorgaben, Datenschutz, IT-Sicherheit und Aufsicht gewährleistet sind und Verantwortung und Steuerung bei der Pflegekasse bleiben. In der Praxis eignen sich vor allem Regelprozesse der Sachbearbeitung nach SGB XI, etwa Verhinderungspflege, Kurzzeitpflege oder Entlastungsbetrag. Welche Aufgaben im Einzelfall übertragbar sind, sollten Sie mit Ihrer Rechtsabteilung prüfen.

Wer erlässt die Bescheide, wenn ein Dienstleister die Anträge bearbeitet?

Die Pflegekasse. Der Dienstleister bereitet die Vorgänge vor – Prüfung, Berechnung, Erfassung, Entscheidungsvorlage. Entscheidungen und Bescheide als hoheitliches Handeln bleiben beim Auftraggeber.

Welche Vorbereitung braucht der Start?

Eine klare Aufgabenbeschreibung, einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und § 80 SGB X, Zugänge zum Bestandssystem mit eigenen Rollen, vereinbarte Kennzahlen mit Reporting und einen Pilotbetrieb mit einem Prozess.

Woran erkenne ich, ob die Auslagerung funktioniert?

An den vorab vereinbarten Kennzahlen: Entwicklung des Rückstands, Fristeinhaltung, Ergebnis der Stichprobenprüfung und Anteil der Rückfragen an Ihre Fachabteilung. Legen Sie dafür vor dem Start einen Ausgangswert fest.