Arbeitgeberinsolvenz: Was Krankenkassen als Einzugsstelle jetzt tun müssen

Meldet ein Arbeitgeber Insolvenz an, beginnt für die Krankenkasse als Einzugsstelle eine Arbeit, die sich über Jahre ziehen kann. Offene Gesamtsozialversicherungsbeiträge müssen gesichert, Anträge fristgerecht gestellt und Zahlungen aus dem Verfahren überwacht werden. Dieser Beitrag zeigt Teamleitungen im Beitragseinzug, welche Arbeitsschritte in welcher Reihenfolge anfallen, wo typische Risiken liegen und was sich auslagern lässt.

Die Kasse als Einzugsstelle trägt die Verantwortung für alle Träger

Die Krankenkasse zieht als Einzugsstelle den Gesamtsozialversicherungsbeitrag ein – also nicht nur die eigenen Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge, sondern auch die Anteile der Renten- und Arbeitslosenversicherung. Fällt ein Arbeitgeber aus, betrifft das deshalb mehrere Sozialversicherungsträger. Umso wichtiger ist, dass jeder Schritt nachvollziehbar dokumentiert ist: Welche Beträge sind offen, welche wurden angemeldet, welche über das Insolvenzgeld ausgeglichen?

Was nach dem Insolvenzereignis passiert

Als Insolvenzereignis gilt in der Regel die Eröffnung des Insolvenzverfahrens, die Abweisung des Antrags mangels Masse oder die vollständige Beendigung der Betriebstätigkeit ohne Antrag, wenn keine ausreichende Masse vorhanden ist. Ab diesem Zeitpunkt laufen zwei Wege parallel: Die Bundesagentur für Arbeit zahlt Insolvenzgeld und übernimmt dabei die Gesamtsozialversicherungsbeiträge für einen gesetzlich begrenzten Zeitraum vor dem Insolvenzereignis. Alle übrigen Forderungen meldet die Kasse im Insolvenzverfahren an und erhält darauf – wenn überhaupt – eine Quote.

Die Arbeitsschritte in der richtigen Reihenfolge

1. Insolvenzereignis feststellen und dokumentieren: Bekanntmachungen und Beschlüsse auswerten, Art und Datum des Ereignisses festhalten, den Fall im Arbeitgeberkonto kennzeichnen.
2. Fristen sichern: Anmeldefrist aus dem Eröffnungsbeschluss, Prüfungstermin und Fristen für das Insolvenzgeld als Wiedervorlage erfassen.
3. Insolvenzgeld beantragen: Den Antrag für die Beiträge vorsorglich stellen, sobald das Ereignis feststeht, und endgültig, wenn die Beitragsnachweise vollständig vorliegen. Korrekturen folgen, wenn sich Entgelte oder Zeiträume ändern.
4. Forderungen anmelden: Alle nicht vom Insolvenzgeld gedeckten Forderungen beim Insolvenzverwalter anmelden – vorsorglich, wenn noch Unterlagen fehlen, und endgültig, sobald die Beträge feststehen. Anmeldung und Insolvenzgeld müssen zusammenpassen, damit nichts doppelt oder gar nicht geltend gemacht wird.
5. Eintrag in der Insolvenztabelle prüfen: Kontrollieren, ob die Forderung festgestellt oder bestritten wurde, und Tabellenauszüge anfordern.
6. Verfahren überwachen: Sachstandsberichte anfordern, Quotenzahlungen zuordnen und buchen.
7. Anfechtungsansprüche bearbeiten: Fordert der Insolvenzverwalter Beitragszahlungen aus der Zeit vor der Insolvenz zurück, den Anspruch prüfen und eine Entscheidung vorbereiten.
8. Betriebsprüfung auswerten: Ergebnisse einer Betriebsprüfung können zusätzliche Beiträge ergeben, die nachzumelden sind.
9. Weitere Ansprüche prüfen: Hat der Arbeitgeber Arbeitnehmeranteile einbehalten, aber nicht abgeführt, kommen Schadensersatzansprüche gegen verantwortliche Personen in Betracht, etwa gegen die Geschäftsführung nach § 823 Abs. 2 BGB i. V. m. § 266a StGB.
10. Beitragskonto bereinigen und Fall abschließen: Insolvenzgeld, Quoten und Ausbuchungen im Konto nachvollziehen, Überzahlungen rückabwickeln, Abschlussbericht erstellen.

Typische Risiken im Insolvenzfall

• Versäumte Fristen: Eine verspätete Anmeldung oder ein zu spät gestellter Insolvenzgeld-Antrag lässt sich oft nur mit zusätzlichem Aufwand oder gar nicht mehr heilen.
• Unvollständige Forderungen: Fehlen Beitragsnachweise, Säumniszuschläge oder Ergebnisse der Betriebsprüfung, wird zu wenig angemeldet.
• Überzahlungen: Korrigierte Entgelte oder doppelte Zahlungen führen zu Beträgen, die zurückzuzahlen und im Konto sauber abzubilden sind.
• Fehlende Nachverfolgung: Verfahren laufen lange. Ohne Wiedervorlage gehen Quotenzahlungen unter oder werden falsch gebucht.

Was bei der Kasse bleibt

Das hoheitliche Handeln bleibt immer bei Ihrer Kasse: die Entscheidung über einen Insolvenzantrag, über Vergleiche und Erlass, die Unterschrift unter Bescheide und Anträge sowie die gerichtliche Vertretung. Die Vorbereitung dieser Entscheidungen und die laufende Fallbearbeitung lassen sich dagegen übertragen – im Rahmen der Auftragsverarbeitung nach § 80 SGB X i. V. m. Art. 28 DSGVO.

So unterstützt die aLIVE-Service GmbH

In der Insolvenzbearbeitung übernehmen wir Insolvenzfälle von Arbeitgebern (GSV) und Selbstzahlern. Dazu gehören vorsorgliche und endgültige Insolvenzgeld-Anträge einschließlich Korrekturen, Kontrolle der Zahlungen und Rückabwicklung von Überzahlungen, die Forderungsanmeldung, die Kontrolle der Insolvenztabelle und die Überwachung der Quoten. Vergleiche in Verbraucher- und Regelinsolvenz prüfen wir und bereiten die Bescheide unterschriftsreif vor.

Sozialversicherungsfachangestellte (SOFA) arbeiten dabei direkt in Ihrem Bestandssystem BITMARCK 21c|ng. Unser Informationssicherheits-Managementsystem ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert. Rückstände vor der Insolvenz begleiten wir im Forderungsmanagement, die laufende Kontenführung im Beitragseinzug GSV. Wie schnell sich offene Fälle abbauen ließen, zeigt Ihnen der kostenlose Rückstands-Check.

Hinweis: Der Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Stimmen Sie die konkrete Vorgehensweise mit Ihrer Rechtsabteilung ab.

Häufige Fragen

Was muss eine Krankenkasse als Einzugsstelle nach einer Arbeitgeberinsolvenz zuerst tun?

Zuerst das Insolvenzereignis feststellen und dokumentieren und die Fristen sichern, vor allem die Anmeldefrist aus dem Eröffnungsbeschluss. Danach folgen der Antrag auf Insolvenzgeld für die Gesamtsozialversicherungsbeiträge und die Forderungsanmeldung beim Insolvenzverwalter.

Deckt das Insolvenzgeld alle offenen Sozialversicherungsbeiträge ab?

Nein. Die Bundesagentur für Arbeit übernimmt die Gesamtsozialversicherungsbeiträge nur für einen gesetzlich begrenzten Zeitraum vor dem Insolvenzereignis. Ältere Rückstände, Säumniszuschläge und weitere Forderungen meldet die Kasse im Insolvenzverfahren an.

Kann eine Kasse die Insolvenzbearbeitung auslagern?

Ja, im Rahmen der Auftragsverarbeitung nach § 80 SGB X i. V. m. Art. 28 DSGVO. Ein Dienstleister kann Insolvenzgeld-Anträge, Forderungsanmeldungen, Tabellenkontrolle und Quotenüberwachung übernehmen. Entscheidungen, Unterschriften und die gerichtliche Vertretung bleiben bei der Kasse.

Wann ist ein Insolvenzfall abgeschlossen?

Wenn das Verfahren beendet, die letzte Quote gebucht, Überzahlungen rückabgewickelt und das Beitragskonto bereinigt ist. Ein kurzer Abschlussbericht dokumentiert, was angemeldet, festgestellt und tatsächlich eingegangen ist.