Einkommensprüfung bei freiwillig Versicherten: Wie Krankenkassen Beiträge sauber festsetzen – ohne Rückstand

Bei freiwillig versicherten Mitgliedern hängt der Beitrag nicht an einem Arbeitsentgelt, das der Arbeitgeber meldet, sondern an ihren gesamten Einnahmen. Die Krankenkasse muss diese Einnahmen kennen – und regelmäßig prüfen. Für die Beitragsabteilung heißt das: Fragebögen verschicken, Nachweise anfordern, erinnern, rechnen und neu festsetzen. Dieser Beitrag zeigt, wie die Einkommensprüfung bei freiwillig Versicherten funktioniert, wo die typischen Klärfälle liegen und wie sie sich ohne Rückstände organisieren lässt.

Wonach sich der Beitrag richtet

Für freiwillige Mitglieder wird die Beitragsbemessung nach § 240 SGB V so geregelt, dass die gesamte wirtschaftliche Leistungsfähigkeit berücksichtigt wird. Die Einzelheiten legen die Beitragsverfahrensgrundsätze Selbstzahler des GKV-Spitzenverbands fest. Beitragspflichtig sind nicht nur Arbeitseinkommen aus selbständiger Tätigkeit, sondern zum Beispiel auch Renten, Versorgungsbezüge, Einkünfte aus Vermietung und Kapitalerträge.

Zwei Grenzen rahmen die Berechnung ein: Nach unten gilt eine Mindestbemessungsgrundlage (§ 240 Abs. 4 SGB V), nach oben die Beitragsbemessungsgrenze. Die Pflegeversicherung folgt der Krankenversicherung (§ 57 Abs. 4 SGB XI).

Vorläufig, dann endgültig: Selbständige

Bei hauptberuflich Selbständigen und anderen Mitgliedern mit Einkommen laut Steuerbescheid setzt die Kasse den Beitrag zunächst vorläufig fest – auf Grundlage des zuletzt erlassenen Einkommensteuerbescheids (§ 240 Abs. 4a SGB V). Liegt der Steuerbescheid für das jeweilige Jahr vor, wird der Beitrag endgültig festgesetzt; zu viel gezahlte Beiträge werden erstattet, zu wenig gezahlte nachgefordert.

Weist das Mitglied seine Einnahmen nicht nach, werden nach § 240 Abs. 1 SGB V die Einnahmen in Höhe der Beitragsbemessungsgrenze zugrunde gelegt – also der Höchstbeitrag. Wird der Steuerbescheid nicht innerhalb von drei Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres vorgelegt, bleibt es dabei. Für die Kasse heißt das: Jeder fehlende Nachweis ist ein offener Fall, der früher oder später geklärt werden muss.

Wo die Prüfung Aufwand macht

• Rücklauf der Fragebögen: Einkommensfragebögen kommen unvollständig, verspätet oder gar nicht zurück. Ohne konsequente Erinnerung bleiben Fälle monatelang offen.
• Fehlende Unterlagen: Steuerbescheide, Rentenbescheide, Mietverträge, Nachweise über Versorgungsbezüge – je mehr Einkommensarten, desto mehr Belege.
• Schwankende Einkommen: Bei Selbständigen ändern sich die Einnahmen von Jahr zu Jahr. Jede neue Festsetzung bedeutet eine neue Berechnung und einen neuen Bescheid.
• Übergänge: Endet die Familienversicherung oder eine Versicherungspflicht, schließt sich häufig eine freiwillige Mitgliedschaft an – mit einer ersten Einkommensprüfung, die schnell erledigt sein muss.
• Rückfragen und Widersprüche: Versicherte wollen wissen, warum ihr Beitrag gestiegen ist. Eine nachvollziehbare Berechnung spart lange Telefonate.

So bleibt die Einkommensprüfung ohne Rückstand

• Eine Fallmappe je Mitglied: Fragebogen, Nachweise, Anfragen und Erinnerungen liegen zusammen – mit Stand und Frist.
• Feste Erinnerungsfristen: Fehlt eine Unterlage, folgt nach einer festen Frist die Erinnerung und bei Bedarf ein Anruf. Jede Anfrage und Erinnerung wird im System erfasst.
• Vollständig anfordern: Was fehlt, steht in einem einzigen Schreiben. Stückweise Nachforderungen verlängern jeden Fall.
• Berechnung dokumentieren: Einnahmen, Grenzen und Ergebnis stehen nachvollziehbar im Fall. Das beantwortet Rückfragen und trägt im Widerspruchsverfahren.
• Telefon in beide Richtungen: Viele Klärungen gehen am Telefon schneller als per Brief – eingehend, wenn Mitglieder Fragen haben, und ausgehend, wenn ein Nachweis fehlt.
• Mengen planen: Steuerbescheide kommen gehäuft im Laufe des Jahres. Wer Eingang und Bearbeitungszeit je Fall kennt, plant Personal vorab, statt Rückstände abzubauen.

Die Einkommensprüfung auslagern

Die Einkommensprüfung ist klar geregelt, gut strukturierbar und fällt laufend an – eine Aufgabe, die sich gut an einen Dienstleister übertragen lässt, dauerhaft oder zum Abbau eines Rückstands. Rechtsgrundlage ist die Auftragsverarbeitung nach § 80 SGB X in Verbindung mit Art. 28 DSGVO. Die Festsetzung der Beiträge und die Bescheide bleiben bei der Kasse.

Bei der aLIVE-Service GmbH bearbeiten Sozialversicherungsfachangestellte die Einkommensprüfung direkt in Ihrem 21c|ng: Rücklaufüberwachung der Einkommensfragebögen, Fallmappe, Anforderung fehlender Unterlagen, Anfrage und Erinnerung einschließlich Erfassung im System, Beitragsberechnung, Telefonie im Inbound und Outbound, Klärungen, Statistik und Fallabschluss. Mehr dazu auf unserer Seite zur Einkommensprüfung. Wie die Familienversicherung geprüft wird, aus der viele freiwillige Mitgliedschaften folgen, lesen Sie im Ratgeber Familienversicherung prüfen.

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