Aufwendungsausgleich U1 und U2: Wie Krankenkassen Erstattungsanträge der Arbeitgeber zügig prüfen

Für einen kleinen Handwerksbetrieb oder eine Bäckerei mit zehn Beschäftigten kann eine längere Krankheit schnell teuer werden. Der Aufwendungsausgleich nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) federt das ab: Die Arbeitgeber zahlen Umlagen und erhalten dafür einen Teil ihrer Aufwendungen von der Krankenkasse zurück. Für die Kasse bedeutet das einen stetigen Strom an Erstattungsanträgen, die geprüft werden wollen – schnell, weil die Betriebe auf das Geld warten, und genau, weil es um Beitragsmittel geht. Dieser Beitrag zeigt, worauf es bei der Prüfung ankommt und wo die typischen Klärfälle liegen.

U1 und U2 in Kürze

• U1 – Entgeltfortzahlung bei Krankheit: Teilnehmen müssen Arbeitgeber mit in der Regel nicht mehr als 30 Beschäftigten. Erstattet wird ein Teil des Entgelts, das der Arbeitgeber im Krankheitsfall bis zu sechs Wochen fortzahlt. Den Erstattungssatz legt die Satzung der Kasse fest, höchstens 80 Prozent; viele Kassen bieten mehrere Sätze mit unterschiedlichen Umlagesätzen zur Wahl an.
• U2 – Mutterschaft: Teilnehmen müssen alle Arbeitgeber, unabhängig von der Betriebsgröße. Erstattet werden in voller Höhe der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld und das Entgelt bei Beschäftigungsverboten, jeweils einschließlich der darauf entfallenden Arbeitgeberanteile.

Zuständig ist die Krankenkasse, bei der die betroffene Beschäftigte oder der betroffene Beschäftigte versichert ist. Die Anträge sind elektronisch zu übermitteln, die Kasse meldet ihr Ergebnis ebenfalls elektronisch zurück. Der Erstattungsanspruch verjährt nach § 6 AAG in vier Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem er entstanden ist.

Wo Antrag und Kassendaten auseinanderlaufen

Kern der Prüfung ist der Abgleich des Antrags mit dem Datenbestand der Kasse. Die meisten Klärfälle entstehen an denselben Stellen:

• Zeiten der Arbeitsunfähigkeit: Die beantragten Tage decken sich nicht mit den AU-Zeiten, die der Kasse vorliegen – etwa weil eine Folgebescheinigung fehlt, ein Zeitraum doppelt beantragt wurde oder die eAU andere Daten enthält als die Abrechnung des Arbeitgebers.
• Sechs-Wochen-Grenze und Vorerkrankungen: Bei wiederholter Arbeitsunfähigkeit wegen derselben Krankheit werden die Zeiten zusammengerechnet. Ob und ab wann der Anspruch auf Entgeltfortzahlung endet, zeigt oft erst der Blick auf die Vorerkrankungen.
• Höhe des Entgelts: Das fortgezahlte Entgelt ist im Antrag höher angesetzt als nach den gemeldeten Daten plausibel, oder es sind Bestandteile enthalten, die nicht erstattungsfähig sind.
• Teilnahme am U1-Verfahren: Ob ein Betrieb am U1 teilnimmt, richtet sich nach der Zahl der Beschäftigten im Vorjahr. Wächst ein Betrieb, fällt er unter Umständen aus dem Verfahren heraus.
• Mutterschaft: Beim U2 müssen die Zeiträume zu den Schutzfristen und zur Bescheinigung über den mutmaßlichen Entbindungstag passen; bei Beschäftigungsverboten braucht es das ärztliche Zeugnis.

Was eine zügige Prüfung braucht

• Klare Prüfreihenfolge: Zuerst Zuständigkeit und Teilnahme am Verfahren, dann Zeiträume, dann Beträge. Wer so vorgeht, erkennt Ablehnungsgründe früh und rechnet nicht umsonst.
• Abweichungen dokumentieren: Jede Abweichung zwischen Antrag und Kassendaten wird mit ihrer Ursache festgehalten. Das macht Rückfragen der Arbeitgeber leicht zu beantworten und die Entscheidung nachvollziehbar.
• Arbeitgeber verständlich informieren: Viele Klärfälle lösen sich mit einem Hinweis, welche Daten nicht passen und welche Unterlage fehlt. Eine kurze, konkrete Rückmeldung spart mehrere Schleifen.
• Telefonisch erreichbar sein: Lohnbüros und Steuerberatungen rufen an, wenn eine Erstattung ausbleibt. Wer diese Anrufe fachkundig beantwortet, entlastet die Fachabteilung.
• Mengen im Blick behalten: Anträge kommen nicht gleichmäßig. Nach Grippewellen und zum Jahreswechsel steigen die Zahlen deutlich – ein Grund, Spitzen einzuplanen, bevor Rückstände entstehen.

Den Aufwendungsausgleich auslagern

Weil die Prüfung klar geregelt ist und sich gut in Schritte zerlegen lässt, eignet sie sich für die Bearbeitung durch einen Dienstleister – dauerhaft oder befristet in Spitzenzeiten. Rechtsgrundlage ist die Auftragsverarbeitung nach § 80 SGB X in Verbindung mit Art. 28 DSGVO. Die Entscheidung über die Erstattung und etwaige Bescheide bleiben bei der Kasse.

Bei der aLIVE-Service GmbH prüfen Sozialversicherungsfachangestellte die Erstattungsanträge direkt in Ihrem 21c|ng: Wir gleichen die Angaben mit Ihrem Datenbestand ab, etwa den Zeiten der Arbeitsunfähigkeit, prüfen Abweichungen zwischen Berechnung und Antrag, informieren die Arbeitgeber, fordern fehlende Unterlagen an und beraten telefonisch. Mehr dazu auf unserer Seite zum Aufwendungsausgleich. Wer auch Beitragseinzug oder DEÜV-Meldeverfahren abgibt, erhält ein Team, das die Zusammenhänge kennt.

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