Arbeitnehmerüberlassung oder Auslagerung? Welches Modell zu welchem Engpass passt

Wenn in der Sachbearbeitung Kapazität fehlt, stehen Personal- und Bereichsleitungen bei Kranken- und Pflegekassen oft vor derselben Frage: Holen wir uns Fachkräfte auf Zeit ins Haus oder geben wir die Arbeit an einen Dienstleister ab? Arbeitnehmerüberlassung und Auslagerung lösen unterschiedliche Probleme. Dieser Beitrag stellt beide Modelle nebeneinander und zeigt, welches zu welchem Engpass passt – das gilt für Kassen ebenso wie für Behörden mit sozialversicherungsrechtlichen Aufgaben.

Hinweis: Der Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Stimmen Sie die konkrete Gestaltung mit Ihrer Rechtsabteilung, Ihrer Personalvertretung und Ihrem Datenschutzbeauftragten ab.

Arbeitnehmerüberlassung: Fachkräfte auf Zeit in Ihrem Team

Bei der Arbeitnehmerüberlassung stellt ein Verleiher Ihnen Mitarbeitende für einen befristeten Zeitraum zur Verfügung. Sie arbeiten in Ihrer Organisation, an Ihrem Arbeitsplatz, in Ihren Systemen und nach Ihren Weisungen. Das fachliche Weisungsrecht liegt bei Ihnen als Entleiher, ebenso die Einarbeitung und die Einbindung in Ihre Abläufe. Arbeitgeber bleibt der Verleiher.

Rechtlich regelt das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) dieses Modell. Der Verleiher braucht eine Erlaubnis, und das Gesetz setzt Grenzen – unter anderem für die Dauer der Überlassung und für die Gleichbehandlung mit Ihren Stammkräften. Planen Sie diese Punkte früh mit Ihrer Personalabteilung ein.

Auslagerung: Ein Dienstleister übernimmt den Prozess

Bei der Auslagerung kaufen Sie keine Arbeitszeit, sondern ein Ergebnis. Der Dienstleister übernimmt einen abgegrenzten Prozess – etwa Pflegeleistungen, Familienversicherung oder Beitragseinzug – und organisiert die Arbeit selbst: mit eigenem Team, eigener Führung und eigener Kapazitätsplanung. Sie vereinbaren Leistungsumfang, Servicelevels und Kennzahlen und erhalten regelmäßig Berichte.

Gearbeitet wird in der Regel mit Zugängen direkt in Ihrem Bestandssystem, bei Kranken- und Pflegekassen meist 21c|ng. Weil dabei Sozialdaten im Auftrag verarbeitet werden, gelten § 80 SGB X und Art. 28 DSGVO: Vertrag zur Auftragsverarbeitung, technische und organisatorische Maßnahmen, Anzeige an die Aufsicht. Hoheitliche Aufgaben wie Bescheide und Entscheidungen bleiben bei Ihnen. Mehr dazu lesen Sie im Beitrag Sachbearbeitung auslagern: Was Kranken- und Pflegekassen beachten müssen.

Beide Modelle im Vergleich

Welcher Engpass zu welchem Modell passt

Die Wahl hängt weniger von der Aufgabe ab als von der Art des Engpasses. Drei typische Situationen:

• Kurzfristiger Ausfall oder unbesetzte Stelle im Team: Elternzeit, längere Krankheit oder eine Stelle, die sich nicht schnell besetzen lässt. Die Arbeit soll in Ihren Abläufen weiterlaufen. Hier passt in der Regel die Arbeitnehmerüberlassung.
• Rückstand oder ein ganzer Prozess: Offene Vorgänge stapeln sich, oder ein Prozess bindet dauerhaft zu viel Kapazität. Hier passt in der Regel die Auslagerung, weil der Dienstleister Menge, Planung und Qualität verantwortet.
• Saisonale Spitzen: etwa zum Jahreswechsel oder bei wiederkehrenden Prüfläufen. Beide Modelle sind möglich. Soll die Arbeit in Ihrem Team bleiben, spricht das für die Überlassung. Lässt sich die Spitze als Paket abgrenzen, spricht das für die Auslagerung.

Beide Modelle schließen sich nicht aus. Eine Kasse kann einen Rückstand auslagern und gleichzeitig eine Lücke im Stammteam mit überlassenen Fachkräften schließen.

So arbeiten wir in beiden Modellen

Die aLIVE-Service GmbH bietet beides an. Für die Arbeitnehmerüberlassung haben wir seit Juni 2018 die Erlaubnis nach dem AÜG. Wir überlassen Sozialversicherungsfachangestellte (SOFA) mit vertieften Kenntnissen im SGB V für Sachbearbeitung, Telefonberatung und Schriftverkehr – sofern Umfang und Profil passen. Bei uns liegt die Rahmenarbeitszeit bei 6:30 bis 19:00 Uhr, ein Einsatz dauert durchschnittlich 6 bis 9 Monate, höchstens 18 Monate.

In der ausgelagerten Sachbearbeitung übernehmen wir Prozesse wie Krankengeld und Kinderkrankengeld, Pflegeleistungen nach SGB XI, Härtefälle, Bonusprogramme, Satzungsleistungen, Familienversicherung, Einkommensprüfung, Beitragseinzug, DEÜV, AAG und Zahlstellenverfahren – fallabschließend, in der Regel direkt in Ihrem 21c|ng. Wenn Sie wissen möchten, wie schnell sich ein bestehender Rückstand abbauen ließe, nutzen Sie den kostenlosen Rückstands-Check.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Arbeitnehmerüberlassung und Auslagerung?

Bei der Arbeitnehmerüberlassung arbeiten überlassene Mitarbeitende in Ihrer Organisation nach Ihren Weisungen, an Ihrem Arbeitsplatz und in Ihren Systemen. Bei der Auslagerung übernimmt ein Dienstleister einen Prozess mit eigenem Team und eigener Führung und liefert vereinbarte Ergebnisse. Die Verantwortung für Planung und Qualität der Bearbeitung liegt dann beim Dienstleister.

Wann passt Arbeitnehmerüberlassung besser?

Wenn in einem bestehenden Team kurzfristig Kapazität fehlt, etwa wegen Elternzeit, längerer Krankheit oder einer unbesetzten Stelle, und die Arbeit weiter nach Ihren Vorgaben und in Ihren Abläufen laufen soll. Die überlassenen Sozialversicherungsfachangestellten ergänzen dann Ihr Team für einen befristeten Zeitraum.

Wann ist die Auslagerung sinnvoller?

Wenn ein Rückstand abgebaut oder ein ganzer Prozess dauerhaft oder befristet abgegeben werden soll und Sie Ergebnisse statt Arbeitszeit einkaufen möchten. Der Dienstleister plant die Kapazität selbst, arbeitet mit Zugängen in Ihrem System und berichtet über vereinbarte Kennzahlen.

Lassen sich beide Modelle kombinieren?

Ja. Eine Kasse kann zum Beispiel einen Rückstand über eine Auslagerung abbauen lassen und gleichzeitig eine Lücke im Stammteam mit überlassenen Sozialversicherungsfachangestellten schließen. Welche Aufteilung passt, klären wir im Gespräch.